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大型工程建设的信息沟通与虚拟组织环境
作者:佚名 来源:建设工程教育网 点击量: 发布时间:2013-1-24 10:09:03

  随着世界经济一体化以及改革开放以来我国国民经济的持续快速发展,每年都有大量的资金投入到我国的工程项目建设。根据中国经济信息网(CEI)统计资料,从1991~1997年我国平均每年的基本建设投资以11.1%的速度递增,1997年全国基本建设投资完成额已达到9862.8亿元人民币,绝大部分投资用于工程项目建设,其中用于大型工程项目建设的投资占了相当大的比重。

  1、大型工程建设的信息沟通问题

  大型工程项目由于具有投资数额大、建设周期长、参与单位多以及技术工艺复杂等等特点,在建设过程中通常会存在以下问题:

  (1)大型工程项目的建设周期动辄十几年甚至几十年,参与单位可能成百上千家,再加上所涉及的技术工艺远比中小型项目复杂得多,因此在建设过程中所产生的信息量是非常惊人的。如果没有有效的信息沟通方法与手段,项目参与方势必“淹没”在浩瀚的信息海洋中,一方面造成不必要信息的“过载”,另一方面却造成有效信息的“短缺”,从而严重影响项目的顺利实施。

  (2)在工程建设过程中,传统的信息保存方式是以纸张为主。即使某些建设单位已经应用计算机进行一定程度上的信息处理,但其传递方式仍然是通过纸张的形式。由于在项目参与单位之间要进行庞大的信息交换,因此会产生大量的文件、图纸,其直接的表现就是纸张泛滥成灾。以设计图纸为例,每一份图纸出来,必须送给业主、工程监理单位、施工单位等,由于大型工程项目参与单位众多,这一数量可想而知。

  (3)大型工程项目的成功建设需要借助大量部资源,所参与的单位在地理分布上,可能是跨省市甚至是跨国。传统的信息传递方式通常是将问题写成书面意见,然后派人送到相应的单位或个人进行处理,处理意见再以相同的方式进行反馈。这一过程相当耗费时间,造成了信息传递内容的“延误”,影响到有关单位的及时决策。另外,长途电话、传真、邮政快递等传统的信息交流方式所引起的通信费用和办公费用也十分可观。而在跨地区的情况下,作为建设项目信息交流与协调的重要手段——会议,所引起的差旅费更是相当昂贵,很多时候甚至根本不可行。

  由此可知,传统的信息沟通方式已远远不能满足现代大型工程项目建设的需要,有时甚至严重影响了建设项目的顺利实施。事实上,许许多多的索赔与争议事件归根结底都是信息的错误传达以及不完备的结果。根据美国Bricsnet.com公司的统计数据:项目建设成本的3%~5%是由可以避免的错误所引起的,其中30%则是因为采用了不准确或过期的图纸所直接造成的;每年美国建筑业为了传递工程文件和图纸在联邦快递(FedEx)上的花费大约5亿美元;项目建设成本的1%~2%仅仅是与打印、复印和传真等有关的文牍办公费用;在项目竣工时,任何一个项目参与方所能够拥有的项目建设信息不足65%……。如何改善大型工程项目的信息沟通状况,提高工程项目的建设效益已成为国内外工程管理研究人员一个非常重要而迫切的课题。

  2、传统项目建设组织环境的弊端

  传统的组织理论是由亨利。法约尔(H.Fayol)和马克斯。韦伯(M.Weber)在本世纪初所奠定的,强调的是分工和集权,结果导致了层层繁复、等级森严的“金字塔”结构。上级和下级各层权力联成了一条条“等级链”,用以贯彻执行统一的命令和保证信息传递的秩序。随着组织规模的日益庞大,管理层次也逐渐增多,结果出现了高、尖、细的锥型结构。过多的管理层次不仅影响了信息在各层传递的速度,而且由于经过的层次太多,每次传递都被各层部门加进了许多自己的理解和认识,从而可能使信息在传递过程中失真。例如一项研究表明,企业董事会的决定经过五个等级后,信息损失平均达80%.其中,副总裁这一级的保真率为63%,部门主管为56%,工厂经理为40%,第一线工长为30%,职工为20%.

  目前,大型工程项目建设的组织环境——各个项目参与方之间的组织形式绝大多数是高耸的金字塔型的线性组织结构。由于其层层繁复和缺乏横向联系等特点,结果必然导致层层的纵向沟通方式。在具体的工程建设中,其信息沟通的效率如何,下面以常见的设计变更事件为例进行分析。在图1的组织结构背景下,业主方由于需求变化需要作出设计变更(假设原设计单位为“设计单位2”),其信息流程(信息沟通的过程)主要包括:1业主提出设计变更请求,通知监理单位;2监理单位审核设计变更请求,分发给设计总负责单位;3设计总负责单位审核设计变更请求,分发给设计单位2;4设计单位2讨论设计变更请求(假设同意),作出设计变更,分发给设计总负责单位;5设计总负责单位审核设计变更,分发给监理单位;6监理单位审核设

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