3.3 工程文件归档范围混乱

　　工程项目的建设涉及很多不同性质、不同管理内容的公司、单位，每个单位、部门都有一套自己惯用的工程文件归档范围，在使用过程中，也难免会“再次灵活运用”。也有的工程文件、档案管理人员对工程项目的性质、建设过程不了解，导致重要文件丢失。正如贾卓在参加洛阳石化化纤工程档案收集时所遇到的：“对其中一份业主发给总承包方的‘关于调整化纤工程部分合同内容’的函就没有收集，认为它没有保存价值。但在后期的提供利用中，才发现这一纸公函在审计工作中具有举足轻重的作用。”

　　4.以项目管理为理念的工程文件档案管理

　　根据上述理论依据可知，“以项目管理为理念的工程文件、档案管理模式”的基本内容包括两个方面，即加强对工程文件、档案的全过程控制和质量控制。加强对工程文件、档案的全过程控制，根本上讲是根据工程项目建设的计划与进度的动态管理，对每一阶段的文件形成情况进行进度分析、计划制定、完成情况记录、检查评估、进度调整的操作，实现实时的管理。具体来说，主要是做好工程文件、档案的及时收集、分类、归档工作，保证工程文件、档案的成套性;加强对工程文件、档案管理的质量控制，主要体现在对工程文件、档案的规范以及及时、有效地对信息资源的挖掘利用。

　　4.1加强对工程文件、档案管理的全过程控制

　　根据以上所述，加强对工程文件、档案管理的全过程控制，具体来说，主要是做好工程文件、档案的及时收集、分类、归档工作，保证工程文件、档案的成套性，关键在于对于工程文件、档案的收集和分类。笔者认为，工程前期，即在“编制设计任务书”至“安排年度任务计划”阶段形成的档案基本相同。在“施工”、“竣工”及以后的阶段中，工程档案的分类与工程性质紧密相连。若工程为单项工程，形成的档案数量较少，直接按“工程建设阶段”分类即可;若工程为多项工程，形成的档案的数量多，而且种类复杂，则应按照“工程性质——工程建设阶段”进行分类。

　　4.2工程文件、档案信息资源开发利用过程的质量控制

　　开发利用市场分析—以各相关利益者为中心，强调个性化无缝服务，提供决策的高层次服务。工程档案信息资源的开发利用工作要本着“谁管理，谁开发”的原则，增强工程档案人员的服务意识、参与意识和效益意识，充分发挥主观能动性，改变被动的服务方式，加强对各相关利益者利用工程文件、档案的过程进行跟踪服务，及时主动挖掘一线需求、领导决策需求、中心工作动向，有针对性地、主动提供档案信息，负责将适当的工程文件、档案在适当的时机提供给适当的工程建设业务活动。要重视开发档案信息资源，编写不同种类的工程信息产品，这也正体现了项目管理的目的：满足甚至超越相关利益者的要求和期望。

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